Online vergaderen of lesgeven – waar moet je op letten?

Door de maatregelen om het Covid-19 virus in te dammen, staan veel organisaties en scholen voor de uitdaging om thuiswerken in te richten. Daar hoort ook vergaderen bij. Maar hoe doe je dat? Waar begin je? Waar moet je op letten?

Ik denk dat ik ongeveer 70% van mijn vergaderingen al online doe. Simpelweg omdat ik te ver weg ben voor veel van de partners waar ik mee werk. Ik deel daarom graag mijn ervaringen met een paar best practices voor online vergaderen.

3 stappen voor je begint

  1. Stap af van de gedachte dat online per sé slechter is dan offline. Het is dus geen doekje voor het bloeden, het is gewoon anders vergaderen, maar misschien wel beter, efficiënter of met meer impact.
  2. Kies de technologie die bij je past. De keuze is inmiddels erg groot. En voor je het weet zie je door de bomen het bos niet meer. Een paar richtlijnen om je te helpen het simpel te houden:
    1. Heeft je organisatie Office 365 of Google Suite? Dan is Microsoft Teams of Google Hangouts/ Meet een hele serieuze optie. Begin daar en kijk of je features mist. Je kunt altijd nog meer betalen voor andere software.
    2. Kunnen de deelnemers aan jouw meetings makkelijk zelf extra software installeren op hun device? Een app op de iPad of telefoon, een kleine plugin of programma of pc/ mac? Als dat niet kan, belemmert dat je keuze voor hoe je het aanpakt.
    3. Wil je vergaderingen/ colleges/ lessen ook opnemen voor later? Ook dan moet je je tools daarop inrichten.
    4. Hoeveel afwisseling wil je inbouwen in je vergadering? Bijvoorbeeld door polls te doen, in groepen uiteen te gaan voor deelgesprekken of video’s te kijken, scherm te delen, aantekeningen te maken: dat zijn ook wensen die je softwarekeuze bepalen.
  3. Creëer de goede omstandigheden om deel te nemen. Dat wil zeggen: een goede camera, microfoon, speakers (of een headset als je je omgeving de vergadering wilt besparen). Een beetje rustige omgeving helpt wel!

Praktische tips:

  • Leer in de camera te kijken als je praat. Dat vergroot de betrokkenheid bij het gesprek.
  • Zorg voor een rustige achtergrond. In ieder geval eentje die niet afleidt. In sommige programma’s kun je een achtergrond virtueel kiezen, maar ik vind dat eerlijk gezegd niet heel fijn werken. Je ziet het toch altijd. Maar het is beter dan een rommelige woonkamer wellicht…
  • Denk na over de lichtinval: indirect licht op je gezicht is fijn, van achteren liever niet teveel (donker gezicht).
  • Maak een mooie ‘uitsnede’. Zorg dat je ogen op ongeveer 1/3 van de bovenkant van het scherm zit, ga in het midden zitten en neem een actieve houding aan (of creëer een staande werkplek…).
  • Als je met meer mensen tegelijk in een ruimte een scherm deelt, vraagt dit extra voorbereiding. Niet alleen of iedereen zichtbaar is, maar je hebt waarschijnlijk wel een extra en speciale microfoon nodig om te zorgen dat anderen iedereen kan verstaan!
  • Als je met twee mensen een laptop/ scherm deelt, en een van de twee wil iets zeggen, ga dan recht voor het scherm zitten als je praat, alsof je alleen deelneemt. Veel interne microfoons van laptops filteren omgevingsgeluid, en als je niet recht voor je scherm zit of te ver weg, ben je niet goed hoorbaar.
  • Test alles wat je wilt doen voordat je begint!

Zelf doe ik mijn meeste meetings met Zoom. Gewoon omdat de kwaliteit heel goed is, het erg veel mogelijkheden heeft om je meetings afwisselend te maken (en ik word niet door hen betaald of zo). Maar in sommige gevallen kunnen deelnemers de software niet installeren omdat hun bedrijf dat niet toestaan. Dan is Teams ook een prima alternatief (vaak wel geïnstalleerd en het kan via de browser ook). Ik denk dat Microsoft erg goed is voorbereid op de virtuele classroom of meetingroom. Hier vind je zelfs een hele ‘get started’ handleiding voor scholen. Google biedt hun Education solution nu tijdelijk gratis aan las ik. Ze zullen elkaar wel in de gaten houden. Ik denk dat de keuze voor die twee te maken heeft met welke software je als basis gebruikt voor je tekstverwerking, presentaties en agenda (heb je Office 365 of niet).

Wat is jouw gouden tip voor online vergaderen? Laat het hieronder weten.